L'uso della Messaggistica Istantanea(IM) è cresciuto negli ultimi anni ed è diventato da un semplice sistema di chat ad un efficace e veloce sistema di business.
Alcuni dei benefici dell'IM nel luogo di lavoro sono chiamate economiche a lunga distanza, risposte veloci (nessuna necessita di scaricare messaggi da un server) e meno spam (lo 'spim' è un fenomeno in rapida crescita ma non è nulla ancora se paragonato allo spam - che ad oggi supera di gran lunga in volume le email valide*).
Tuttavia come molte altre tecnologie anche l'IM ha i suoi difetti. Ci sono delle difficoltà ovvie nella lunghezza delle frasi e nel numero di parole che si possono scambiare e lo scambio di messaggi in sistemi di chat diversi può ricultare complicato. Ci sono anche alcuni seri rischi nella sicurezza - specialmente all'interno di applicazioni per IM gratuite o pubbliche che possono aprire facilmente le porte a virus, worm ed altre minacce. Connessioni criptate o l'archiviazione delle conversazioni è complessa e non ci sono mezzi che impediscano agli utenti di copiare, incollare o forwardare messaggi.
In un ambiente incontrollato, l'IM si dimostra un mezzo dannoso che ha effetti negativi sulla produttività e sulla qualità delle conversazioni che facilmente si trasformano in conversazioni 'casuali', pettegolezzi o, comunque, non professionali. Invece, liddove l'IM è costantemente monitorato, il cattivo utilizzo dell'IM da parte degli impiegati tende ad essere minimo ed i suoi risvolti professionali (compresi i rischi legali) possono essere molto facilmente analizzati.
Se usato, l'IM dovrebbe essere controllato regolato mediante delle appropriate regole al fine di minimizzare i costi di eventuali impatti legali sulla società. Alcuni consigli per il controllo delle chat potrebbero essere il blocco del trasferimento di file e l'inibizione dell'accesso a strumenti di IM non autorizzati.
I Firewall ed i filtri web di SmoothWall includono un ampio insieme di strumenti per il controllo e la monitorazione delle applicazioni di IM. Le conversazioni IM possono essere controllate e registrate in report che mostrano vari tipi di statistiche quali ad esempio il tempo speso a chattare od il numero medio di amici di chat per utente. Il contenuto della Chat può inoltre essere manipolato e censurato (ad esempio sostituendo cattive parole con altre), il trasferimento file o gli allegati possono essere bloccati. Un ampio spettro di applicazioni di chat sono supportate quali MSN, Jabber/XMPP, AIM, ICQ, Yahoo, IRC and Gadu-Gadu (un client Polacco molto diffuso). Anche la chat di Yahoo ed eventuali utilizzi di webcam possono essere registrati e/o bloccati.
*IDC: "Worldwide Email Usage 2007-2011"
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